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EcoVadis - ein weit verbreitetes Nachhaltigkeits-Rating in Lieferketten

Jahr f眉r Jahr investieren viele Unternehmen viel Zeit, Geld und Ressourcen in die Durchf眉hrung des听EcoVadis Nachhaltigkeits-Ratings.听

Ein EcoVadis-Rating ist ein wichtiger und oft erforderlicher Indikator, der sich auf aktuelle und zuk眉nftige Kundenbeziehungen auswirkt. Nachhaltigkeitsbewertungen wie EcoVadis werden f眉r gro脽e Unternehmen mit globalen Lieferketten zur g盲ngigen Praxis. Dar眉ber hinaus erm枚glicht die heutige Technologie den sofortigen Austausch von Informationen zwischen beliebigen Punkten auf der Welt, so dass Ihre Kunden schnelle und professionelle Antworten auf Fragen zum Thema Nachhaltigkeit erwarten k枚nnen.

In diesem Artikel lernen Sie einige Best Practices kennen, mit denen Sie die Antwortzeit auf den EcoVadis-Fragebogen 惫别谤办眉谤锄别苍 und - was noch wichtiger ist - den immensen Zeit- und Energieaufwand verringern k枚nnen, den Ihr Team jedes Jahr f眉r diese Aufgabe aufwendet.听

Die j盲hrliche Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens

Der j盲hrliche Prozess beginnt in der Regel mit der Abstimmung im Team, idealerweise einige Monate im Voraus, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensdokumente parat und auf dem neuesten Stand sind. Sie sollten die aktuellsten Nachhaltigkeitskennzahlen enthalten und alle EcoVadis-Richtlinien befolgen. Nachdem Sie den mehrere Dutzend Seiten umfassenden Fragebogen heruntergeladen haben, gehen Sie Frage f眉r Frage durch und tauschen sich per E-Mail mit Ihren Kollegen aus, bis der Fragebogen vollst盲ndig ausgef眉llt ist.听

Insgesamt ist der Prozess zur Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens ist anspruchsvoll, langwierig听und zeitaufw盲ndig.听

Das Wissen um den Wert und die Relevanz eines EcoVadis-Ratings ist Ansporn genug, um sich jedes Jahr aufs Neue f眉r dessen Vervollst盲ndigung einzusetzen. Mit Transparenz und der Verpflichtung zu nachhaltigkeitsorientierten Verbesserungen wird Ihr Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsf盲higer sein .

Der beste Weg, die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu beschleunigen, ist der Einsatz von Software zur Einrichtung effizienter Prozesse f眉r das Management von Fragen und Antworten.

Wie Automatisierungssoftware hilft, die Herausforderungen des EcoVadis-Ratings zu meistern听

Selbst als Unternehmen, das bereits Erfahrung hat, bleibt das Ausf眉llen des j盲hrlichen EcoVadis-Fragebogens Jahr f眉r Jahr eine Herausforderung. Einige der Hindernisse, bei deren 脺berwindung Ihnen Automatisierungssoftware helfen kann, sind:

1. Suche und Aktualisierung von fr眉heren Antworten
2. Zusammenarbeit und Verteilung des Workloads
3. Zuordnung und Pflege der Dokumentation
4. Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation
5. Aufbewahrung aktueller Dokumentation
6. Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

In diesem Abschnitt werden wir uns mit jeder dieser Herausforderungen befassen und听Best Practices听zur Optimierung des EcoVadis-Antwortprozesses mit Software vorstellen.

Suche und Aktualisierung von fr眉heren Antworten听

Herausforderung: Die EcoVadis-Plattform speichert nicht alle Ihre Antworten auf Fragen aus den Vorjahren. Auch in unternehmensinterne Systemen werden die Antworten auf die EcoVadis-Frageb枚gen oder auf 盲hnliche Nachhaltigkeits-Frageb枚gen aus dem laufenden Jahr nicht gespeichert. Infolgedessen m眉ssen Sie bei vielen Fragen jedes Mal von vorne beginnen, was es schwierig macht, sich an die genauen Antworten vergangener Frageb枚gen zu erinnern oder diese zu finden. Dabei k枚nnten diese oft nach einer einfachen Aktualisierung des Inhalts und der Werte wiederverwendet werden.听听

Best Practice听Richten Sie ein System ein, das alle Ihre Antworten aus fr眉heren Frageb枚gen strukturiert und speichert und kontinuierlich mit jeder neu eingehenden Frage aktualisiert. Durch das Speichern fr眉herer Antworten, die einfache Suche und das Vorschlagen von Antworten auf der Grundlage vorhandener Daten kann die Software von 五一吃瓜最新官网 Ihre Produktivit盲t deutlich steigern. Auf der Grundlage Ihrer bisherigen Antworten k枚nnen Sie entscheiden, ob Sie die Antwort erneut verwenden oder in einer zuk眉nftigen Antwort verbessern und aktualisieren m枚chten.听

Wenn Sie EcoVadis zum ersten Mal beantworten:听

Da die EcoVadis-Fragen in der Regel nach Unternehmensrichtlinien ("Policies"), Ma脽nahmen ("Actions") und wichtigen Leistungsindikatoren ("Key Performance Indicators" oder kurz "KPIs") gegliedert sind, sollten Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer Antworten an diese Struktur halten:

1. Policies: Formalisierte, regelm盲脽ig 眉berpr眉fte Erkl盲rungen mit qualitativen und/oder quantitativen Zielen, die die Verpflichtung zur Nachhaltigkeit widerspiegeln und die 窜耻蝉迟盲苍诲颈驳办别颈迟别苍 bis hin zu Definitionen von Ma脽nahmen zur Einhaltung umfassen.
2. Actions: Ma脽nahmen oder Aufgaben, die durchgef眉hrt und kontrolliert werden m眉ssen, um die Richtlinie zu erf眉llen. Sie m眉ssen regelm盲脽ig 眉berpr眉ft werden und beschreiben, wie sie zur Minderung des Risikos beitragen.
3. Key Performance Indicators听(KPIs): KPIs sind die Ergebnisse oder Resultate von Ma脽nahmen oder Aufgaben, 眉ber die Sie unter Anf眉hrung entsprechender Nachweise berichten k枚nnen.听

Die in 五一吃瓜最新官网 eingebetteten Templates (Vorlagen) leiten Sie durch den Prozess und helfen Ihnen, potenzielle L眉cken in einem bestimmten Bereich aufzudecken. Konzentrieren Sie sich zun盲chst auf die Bereiche, in denen Sie Daten und Nachweise von Ihren Kollegen oder Gesch盲ftspartnern sammeln m眉ssen, da dies am l盲ngsten dauert und Follow-Ups erfordert.听

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Erstellen Sie auf Basis dieser Struktur eine Checkliste mit den erforderlichen Antworten und Unterlagen, die als Nachweise verwendet werden sollen, und ber眉cksichtigen Sie dabei die folgenden Fragen:

• Welche Antworten und Belege kann ich sofort vorlegen?听
• Welche Ma脽nahmen werden bereits durchgef眉hrt, sind aber noch nicht dokumentiert?
• Wo muss ich meine Kollegen oder Gesch盲ftspartner bitten, Antworten und/oder Nachweise zu liefern?
• Welche Nachweise m眉ssen aktualisiert werden?听
• Welche Nachweise m眉ssen von einer F眉hrungskraft in Ihrem Unternehmen oder einem unabh盲ngigen Dritten genehmigt werden?听
• Sind alle Dokumente korrekt formatiert? Zeigen sie mein Firmenlogo, das Datum der Einf眉hrung und der letzten 脺berarbeitung sowie eine Unterschrift der Gesch盲ftsleitung?

Zusammenarbeit und Verteilung des Workloads

Herausforderung: Obwohl mehrere Kollegen mit der EcoVadis-Plattform arbeiten k枚nnen, bleibt die interne Kommunikation beim Sammeln und Vorbereiten der Antworten zum Ausf眉llen des Fragebogens eine Herausforderung. Der Vorbereitungsprozess erfolgt h盲ufig durch die Erstellung von听intern geteilten Excel-Tabellen, die gemeinsam bearbeitet werden, um dann das Resultat zur眉ck in die EcoVadis-Plattform zu 眉bertragen. Bei so vielen Schritten allein zur Vorbereitung Ihrer Antworten ist dieser Prozess so m眉hsam, wie er klingt. Au脽erdem kann es schwierig sein, die听听einzelnen Fragen klar aufzuteilen听und den 脺berblick dar眉ber zu behalten, welche Fragen bereits beantwortet wurden.听

Best Practice: Hier finden Sie einige M枚glichkeiten, wie Sie Aufgaben rund um die Sammlung von Nachweisen in 五一吃瓜最新官网 managen und steuern k枚nnen:

• Weisen Sie ganzer Fragen und听听窜耻蝉迟盲苍诲颈驳办别颈迟别苍 眉ber das System an andere Personen zu, die f眉r die Erbringung der angeforderten Antworten und Nachweise verantwortlich sind听
• Verwenden Sie die Kommentarfunktion mit den Fragen, um Ihren Mitarbeitern Ziele und Erwartungen in Bezug auf die einzelnen Fragen klar zu vermitteln
• Strukturieren Sie den gesamten Workload und steuern Sie diesen zentral, um den 脺berblick 眉ber alle zu erledigenden Aufgaben zu behalten
• Legen Sie Fristen听f眉r die Sammlung und/oder das Update von Antworten und Nachweisen fest
• Versenden Sie automatisiert regelm盲脽ige Reminder und Follow-Ups

Mit einem System und Arbeitsbereich, das eine einfache Zusammenarbeit bietet und somit weniger Zeit zwischen den einzelnen Kommunikationsvorg盲ngen erfordert, k枚nnen Sie sofort loslegen und Ihren EcoVadis-Fragebogen effizient ausf眉llen. Eine nahtlose Kommunikation ist der Schl眉ssel zur effizienten und standardisierten Beantwortung von Fragen und gew盲hrleistet, dass die Antworten und Dokumente den EcoVadis-Richtlinien entsprechen.

Zuordnung und Pflege der Dokumentation

Herausforderung: Es ist sehr zeitaufwendig, herauszufinden, welche Dokumente f眉r jede Frage hochgeladen werden m眉ssen. Einerseits kann ein und dasselbe Dokument als Nachweis f眉r viele verschiedene Fragen verwendet werden, muss aber dennoch jedes Mal der entsprechenden Frage beigef眉gt und hochgeladen werden. Andererseits erfordern einige Fragen m枚glicherweise mehrere Dokumente, um die Frage vollst盲ndig zu beantworten.

Best Practice: Die Verwaltung ganzer Dokumente in einem zentralen System kann Ihnen helfen, f眉r jede Frage den passenden Kontext zu finden. Indem das automatisierte System von 五一吃瓜最新官网 die richtigen Seitenzahlen und Abs盲tze aus der Dokumentation basierend auf fr眉heren Fragen und Antworten findet, nimmt es Ihnen diese redundante Aufgabe ab. Anstatt jedes Jahr aufs Neue die richtigen Berichte und Abs盲tze f眉r jede Frage zu finden, 听verkn眉pft die Software die Dokumente mit bestimmten Fragen. Dar眉ber hinaus erinnert das System Sie听daran, die erforderlichen Unterlagen听im laufenden Jahr zu aktualisieren.

Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation

Herausforderung: EcoVadis bietet eine der erlaubten und nicht erlaubten Dokumenttypen. Bei den Dokumenten muss es sich um formelle Firmendokumente handeln, die k眉rzlich mit offiziellen Unterschriften aktualisiert wurden und den EcoVadis-Richtlinien f眉r Gr枚脽e und Format entsprechen. Es kann leicht passieren, dass man eine der Anforderungen 眉bersieht und riskiert, dass eine Frage, die dieses Dokument verwendet, nicht bewertet wird.

Best Practice:听F眉r die Erstellung neuer Dokumente stellt die Softwarel枚sung von 五一吃瓜最新官网 Vorlagen bereit, die Sie bei der Erf眉llung der EcoVadis-Anforderungen unterst眉tzen. Genauso wichtig ist es, dass Sie Ihre gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand听halten. Auch dabei kann die Software unterst眉tzen, indem sie auf m枚gliche Inkompatibilit盲ten oder notwendige Aktualisierungen hinweist.听

Um die Dokumentationsrichtlinien von EcoVadis zu befolgen:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Nachhaltigkeitsnachweise den Namen des Unternehmens, das Logo, das Datum der Umsetzung/der letzten 脺berpr眉fung und die Person, die sie genehmigt hat, enthalten.
2. Beachten Sie, dass die Nachweise mindestens drei Monate vor der Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens in Kraft sein m眉ssen und nicht zum Zweck der Beantwortung von EcoVadis erstellt werden d眉rfen.
3. Kennen Sie die G眉ltigkeitsrichtlinien f眉r die EcoVadis-Dokumentation und aktualisieren Sie Ihre Nachweise entsprechend
   -> Allgemeine Dokumentation (z. B. Richtlinien, Verfahren) ist 8 Jahre lang g眉ltig
   -> KPI-Berichte sind 2 Jahre lang g眉ltig

Beachten Sie, dass Sie mit konsolidierten Berichten wie Ihrem Nachhaltigkeitsbericht eine hohe Punktzahl erreichen k枚nnen, w盲hrend die Einreichung kombinierter Dokumente, die aus verschiedenen Unterdokumenten bestehen, nicht zul盲ssig ist. Laut EcoVadis werden die letztgenannten Dokumente nur zum Zweck des Ratings erstellt und basieren daher nicht auf einem soliden Nachhaltigkeits-Managementsystem.听

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente bereits vorhanden, gut strukturiert und f眉r die Beteiligten leicht zug盲nglich sind. Dar眉ber hinaus sollten die Dokumente die Umsetzung von Unternehmensrichtlinien (Policies) mit Verfahren, Umsetzungspl盲nen oder Arbeitsanweisungen unterst眉tzen und aktuell sein.听

Aufbewahrung aktueller Dokumentation

Die Herausforderung: Ohne ein gutes System zur Speicherung von Unterlagen und Daten m眉ssen Sie viel Zeit aufwenden, um Informationen zu sammeln und die erforderlichen Dokumente wiederzufinden. Viele der f眉r den Fragebogen ben枚tigten Daten und Unterlagen stammen aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens wie der Personalabteilung, der Gesch盲ftsleitung usw. Daher ist es sehr zeitaufw盲ndig und erfordert oft viele E-Mails, um jedes Jahr aktualisierte Daten und Unterlagen zu beschaffen.

Beste Praxis: Ein zentraler Ort, an dem Sie alle Ihre Unterlagen aufbewahren k枚nnen und der f眉r alle zust盲ndigen Mitarbeiter zug盲nglich ist, macht das Hin und Her von E-Mails zwischen Ihrem Nachhaltigkeitsteam und anderen Abteilungen 眉berfl眉ssig. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf fr眉here oder neue Versionen der Dokumentation. Mit dem System von 五一吃瓜最新官网 k枚nnen Sie die 窜耻蝉迟盲苍诲颈驳办别颈迟别苍 verteilen, so dass jeder einen eigenen Schwerpunktbereich enth盲lt听und 脛nderungen sofort vornehmen und einsehen kann.

Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

Herausforderung: Wir sind alle nur Menschen, und bei einem Fragebogen, der mehr als 100 Seiten umfassen kann, k枚nnen leicht Fehler bei der Beantwortung, dem Anh盲ngen der richtigen Unterlagen oder beim Upload aktueller Informationen auftreten. Da der EcoVadis-Fragebogen keinen direkten Feedback-Mechanismus enth盲lt, werden Sie nicht benachrichtigt, wenn Sie einen nicht kompatiblen Beleg einreichen. Dies kann dazu f眉hren, dass Sie von den Experten f眉r diese Frage keine Punkte erhalten, obwohl die entsprechenden Nachweise m枚glicherweise an anderer Stelle vorgelegt wurden oder die Kennzahl einer weiteren Aktualisierung bedurfte.

Best Practice: Mit der 五一吃瓜最新官网 k枚nnen Sie Kontroll- und Genehmigungsmechanismen f眉r jede Frage einf眉hren, um die Antworten und die entsprechenden Nachweise zu 眉berpr眉fen. 脺ber die Software k枚nnen Sie Update-Fristen einrichten und verfolgen, wann ein Dokument die G眉ltigkeitsdauer von EcoVadis 眉berschritten hat, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen 脛nderungen und Aktualisierungen rechtzeitig und vor der 脺bermittlung des Fragebogens vornehmen.听

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